Domina tus proyectos: Consejos esenciales para una gestión eficiente y exitosa de proyectos eléctricos

Por Rafael Ponce

Mérida Electric lleva varios años gestionando múltiples proyectos eléctricos enfocados en atender y dar solución a las necesidades de sus clientes en materia de suministro de transformadores - radiadores y servicios relacionados con estos equipos, si bien cada uno de estos proyectos es único, dado que uno de los propósitos primordiales en Mérida Electric es brindar una atención personalizada durante el proceso de gestión, es importante adoptar y mantener una metodología la cual servirá como una hoja de ruta desde el inicio hasta el final del proyecto lo cual contribuirá a garantizar la consecución de los objetivos planteados.

La importancia de adoptar una metodología radica en mantener una estructura que de orden a nuestro proyecto (suministro o servicio), desde el momento en el que el cliente recibe una oferta en base a lo que necesita hasta el momento en el que se termina de atender su necesidad con la llegada del equipo o culmino de los trabajos, esto será importante para evitar imprevistos y así apegarnos al plan original.

Existen muchas metodologías para la gestión de proyectos, una de las más famosas enfocadas a la mejora de procesos y totalmente adaptable a la gestión de proyectos es el PDCA, desarrollada por el Dr. Walter A. Shewart en 1920 y posteriormente impulsada por su discípulo el Dr. Edward Deming en la década de los 50´s y 60´s.

Según Deming (1986) el ciclo PDCA consiste en un ciclo dinámico de 4 etapas (por sus siglas en ingles Planear, Hacer, Revisar y Actuar) que promueve una gestión estructurada, iterativa y orientada a resultados.

En Mérida Electric nos apegamos a una estrategia de trabajo propia DSPE (Diseñar, Seguir, Perfeccionar y Estandarizar) una metodología que en nuestra experiencia cubre los aspectos más relevantes durante el proceso de suministro de transformadores y radiadores, así como servicios a estos, si bien existen otras técnicas con distintos enfoques, más complejas y robustas la metodología que empleamos tiene la bondad de ser sumamente adaptativa ya que puede tener múltiples aplicaciones, algunos de los consejos que pudiesen servir en la gestión de tu proyecto son:

• Planificar: En Mérida electric buscamos mediante una elaborada planificación trazar una hoja de ruta para nuestro proceso de gestión, a lo largo de cada proyecto en el suministro de transformadores y radiadores, esto nos ayudara a minimizar el riesgo de imprevistos que le generen al cliente retrasos, costos adicionales, modificaciones al proyecto etc. Esto nos permite también contemplar algunos escenarios para así generar una serie de contramedidas evitando así el improvisar sobre la marcha.

  
  

• Fijar objetivos: Para la ejecución de cada proyecto será importante fijar una serie de objetivos normalmente estos están orientados a avances puntuales en la fabricación de los equipos en determinados lapsos de tiempo, esto nos ayudara a saber en qué medida nos estamos apegando o alejando del plan inicial, el ir cumpliendo todos y cada uno de los objetivos planteados es indicativo de que vamos por el camino correcto a cumplir con nuestra meta final, el plantear objetivos es necesario para medir el avance – progreso de nuestro proyecto al hacer la comparativa entre lo esperado y lo logrado.

• Énfasis en el seguimiento: El seguimiento es vital para identificar variaciones con respecto a nuestro plan inicial, la variabilidad siempre estará presente en algún momento dado ya que es casi imposible mantener bajo control todos los factores que se ven involucrados durante el desarrollo del proyecto desde la elaboración de la propuesta, la fabricación del Transformador o radiador, la logística, puesta en marcha y pruebas a los equipos, en Mérida electric el seguimiento nos brinda la oportunidad de buscar alternativas ante estos imprevistos de manera oportuna para no ver afectados los compromisos que se tienen con nuestros clientes.

• Mejora continua: Mérida electric entiende que la mejora siempre es posible, por ende, cada proyecto que gestionamos ya sea de suministro de transformador o servicio para nosotros es una nueva oportunidad de hacer mejor las cosas, por lo que buscamos adaptar e implementar algunas herramientas de mejora continua en nuestros procesos que tengan un impacto visible para el cliente en algunas de las salidas de proceso principales como lo son: Costos, Niveles de servicio, Calidad y Seguridad.

  
  

Algunas de estas herramientas que recomendamos son:

1. Mapeo de procesos: Ayuda a conocer el status quo del proceso de gestión de proyectos e identificar áreas de oportunidad.

   
   

2. Uso de KPI´s: Mide el avance de tus proyectos y ayuda a establecer objetivos realistas y coherentes.

   
   

3. Técnicas de análisis y resolución de problemas (Ishikawa y 5 porques): Ayuda a identificar la causa raíz de los problemas se presentan en cada proyecto.

   
   

4. Técnicas Poka Yoke: Las técnicas poka yoke son sistemas, mecanismos o controles internos que ayudan a la “prevención de errores” un ejemplo de esto es la creación de formatos propios como lo pueden ser los chek list o instrucciones de trabajo.

   
   

5. Tableros (KANBAN): Ayudan a visualizar y gestionar de mejor manera el flujo de trabajo, fomenta el trabajo colectivo.

Como adicional a estas recomendaciones es necesario resaltar la relevancia que toma el tener una comunicación constante y efectiva entre los involucrados en el desarrollo del proyecto y por supuesto con el cliente final.

Existen diversos aspectos importantes a considerar mientras se lleva a cabo un proyecto, múltiples herramientas y metodologías que pueden ser de gran utilidad, pero lo realmente importante será el saber adaptar cada una de estas en función de cada proyecto y las necesidades de cada cliente.

Estos solo son algunas recomendaciones generales para considerar en el proceso de administración – gestión de proyectos con las cuales se busca ayudar en el cumplimiento de nuestra meta, al lograr esto propiciamos que nuestros clientes mantengan la confianza para seguir colaborando en conjunto de lo cual en Mérida electric nos sentimos muy orgullosos y agradecidos.

Referencias:

Deming, W. E. (1986). Out of the crisis. MIT Press.